Privacyverklaring Helga's Poezenhuis Opvang

1. Algemeen

Bij VZW Hulplijn Dier in Nood, met handelsnaam ‘Helga’s Poezenhuis Opvang’ (hierna: “HPHO”) vinden we de bescherming van uw persoonsgegevens belangrijk. In deze privacyverklaring leest u hoe wij uw privacy waarborgen en hoe onze organisatie zorgvuldig omgaat met persoonsgegevens.

Indien u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen zou hebben of indien u problemen ondervindt met onze diensten of website, kan u steeds contact opnemen via info@hpho.be / info@helga-poezenhuis-opvang.be.

Ons beleid is geheel in overeenstemming met de Europese verordening (‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ of ‘General Data Protection Regulation’ van mei 2016, hierna: ‘GDPR’), alsook met de Belgische wetgeving.

2. Wie wordt beschermd door deze privacyverklaring?

Elke natuurlijke persoon die persoonlijke gegevens met ons uitwisselt. Deze privacyverklaring is van toepassing op de persoonsgegevens van onze vrijwilligers, stagiairs, sollicitanten, personeel, cliënteel, websitegebruikers, deelnemers aan onze activiteiten, leveranciers, schenkers en andere mensen die met ons in contact komen.

3. Wat betekent ‘verwerking van gegevens’ en wie is daarvoor verantwoordelijk?

Verwerking van gegevens houdt in dat gegevens worden bewaard, bewerkt en/of gewist in een georganiseerd databestand.

De verwerkingsverantwoordelijke van de gegevens is HPHO. Bij vragen of problemen kan u terecht op ons telefoonnummer: 0485 04 71 79 of via e-mail: info@hpho.be / info@helga-poezenhuisopvang.be).

4. Welke persoonsgegevens verzamelen we/worden verwerkt?

Hieronder leest u welke gegevens HPHO kan verzamelen en verwerken:

- Persoonsgegevens: bij afname van of ondersteuning van onze diensten (bv. bij het binnenbrengen van katten, meter- of peterschap, opvang in uw gezin, adoptie, etc.) verzamelen we uw naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum, e-mailadres en eventueel dat van je bedrijf of organisatie. In sommige gevallen verwerken we ook persoonsgegevens van contactpersonen bij noodgevallen voor klanten of deelnemers aan activiteiten van HPHO.

- Betaalgegevens: we verzamelen uw bankgegevens bij het verwerken van giften, sponsoring en wanneer we een mandaat aanbieden aan de bank. 

- Gegevens over uw gift en/of steun aan HPHO: we verzamelen en bewaren gegevens die u deelt met ons via e-mail, berichten, post, telefoon of in persoon. Ook houden we de details bij van uw gift of andere steun aan HPHO.

- Gebruik van onze website: de gegevens van uw gebruik van onze website, zoals de bezochte pagina’s, uw identificatiegegevens en evt. afnamehistoriek en- gewoonten.

- Minderjarigen: indien u jonger bent dan 16 jaar, dan kunnen en zullen we je gegevens enkel verzamelen met de expliciete toestemming van je ouders of voogd.

5. Wat is onze wettelijke basis om gegevens te verzamelen/verwerken?

In overeenstemming met de GDPR heeft HPHO steeds een wettelijke basis om uw gegevens te verzamelen en te verwerken. Die basis is steeds minstens één van de volgende:

- U heeft ons uw expliciete toestemming gegeven om uw gegevens te verwerken. Bv.: u vinkt aan dat u graag op de hoogte blijft van de digitale nieuwsbrief.

- Contractuele verplichting: bij het aangaan en het uitoefenen van een contract/overeenkomst hoort de verwerking van uw persoonsgegevens.

- Wettelijke verplichting: wanneer de wet ons verplicht om bepaalde gegevens door te geven.

- Legitiem belang: in het belang van de missie en van het voortbestaan van HPHO kunnen wij uw gegevens verzamelen en u contacteren om u te informeren over onze acties. Bv.: u krijgt af en toe een brief in de bus met een fondsenwervende oproep voor een specifiek project van HPHO.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

6. Bewaartermijn

HPHO bewaart uw gegevens niet langer dan voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld en zijn verwerkt, noodzakelijk is of zolang als bij wet verplicht is.

Uw gegevens worden bewaard tot 10 jaar (bewaartermijn) na het einde van de volledige uitvoering van de overeenkomst of 6 maanden na het beëindigen van een sollicitatietraject.

7. Ontvangers en doorgifte

Uw gegevens worden enkel indien nodig of wettelijk verplicht doorgegeven aan volgende derden:

- Dierenartsen

- Kudos pets – Animalshelter (online inventarisatieplatform van de overheid);

- Verzekeraar

- Potentiële overnemers van onze organisatie en/of haar activiteiten en/of hun adviseurs in het kader van een due diligence onderzoek. HPHO kan haar organisatiestructuur wijzigen door de juridische vorm te wijzigen, door fusie of overname, verkoop of enige andere transactie. In dergelijke transacties kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven conform deze privacyverklaring en waarbij steeds de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming wordt nageleefd en enkel wanneer wij als onderdeel van een due diligence onderzoek met betrekking tot (het uitvoeren van) een fusie, overname of andere transactie, uw gegevens moeten bekendmaken aan de mogelijke koper of verkoper of hun adviseurs. Ook in deze gevallen zorgen wij er steeds voor dat uw gegevens alleen worden gebruikt voor de doeleinden die in dit beleid worden uiteengezet.

8. Hoe worden uw persoonlijke gegevens beveiligd?

HPHO maakt gebruik van zowel technische als organisatorische maatregelen om de persoonlijke gegevens te beschermen zoals bijvoorbeeld het versleutelen van gevoelige informatie, camerabewaking en het hanteren van toegangscontroles tot onze locaties en autorisaties voor beperkte groepen van medewerkers. We verbeteren onze veiligheidsmaatrelen continu in geval van technologische vooruitgang en ontwikkelingen.

9. Het gebruik van cookies

HPHO maakt gebruik van cookies op haar website. Een cookie is een klein bestand dat met de pagina’s van onze website mee wordt gestuurd en door uw browser op uw computer, mobiele telefoon of tablet wordt opgeslagen.

Onze website maakt gebruik van cookies om het inloggen op onze website te vergemakkelijken en om uw instellingen en voorkeuren te onthouden. U kunt deze cookies uitzetten via uw browser, maar dit kan uw gebruiksgemak van de website negatief aantasten.

Cookies kunt u alleen zelf verwijderen, aangezien deze op uw computer, mobiele telefoon of tablet opgeslagen worden. Raadpleeg voor verwijdering van cookies de handleiding van uw browser.

HPHO maakt ook gebruik van cookies van derde partijen om statistieken te verzamelen voor analysetools zoals Google Analytics. HPHO gebruikt deze diensten om inzichten te verkrijgen over hoe bezoekers de website gebruiken.

De informatie die Google verzamelt, wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt daarbij nadrukkelijk niet opgeslagen.

10. Uw rechten met betrekking tot verwerking van de aan ons verstrekte persoonsgegevens

Als natuurlijke persoon heeft u het recht om:

(1) Inzage te krijgen in uw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt;

(2) Onjuiste gegevens te doen verbeteren;

(3) te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen;

(4) de verwerking van de persoonsgegevens die op u van toepassing zijn te beperken;

(5) de aan ons verstrekte persoonsgegevens te verkrijgen en deze gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen;

(6) bezwaar te maken tegen de verwerking van de aan ons verstrekte gegevens.

U heeft ook het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) voor het geval u zou menen dat wij uw verzoeken niet adequaat zouden behandelen en/of u zou menen dat wij een inbreuk zouden plegen op uw rechten. Het adres van de GBA betreft:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

contact@apd-gba.be

11. Blijf op de hoogte van aanpassingen

HPHO behoudt zich het recht om op elk ogenblik deze privacyverklaring te wijzigen, dit teneinde onze beschermingsmaatregelen m.b.t. de verwerking van uw persoonsgegevens zo adequaat en actueel mogelijk te houden. De hernieuwde privacyverklaring zal dan bekend gemaakt worden op onze website en zal dan automatisch van kracht worden.